Workshop: Como hacer reuniones efectivas de trabajo - Cómo optimizar el tiempo en las reuniones de trabajo

Planear, organizar, dirigir y controlar son las cuatro etapas que forman parte del proceso administrativo de gestión, y para lograrlo, es cada vez más importante optimizar el tiempo y de esa manera desarrollar de manera correcta cada una de estas funciones dentro de las organizaciones.

Como Desarrollar Reuniones de Trabajo Eficaces - Tecnicas de Ventas by Rafael Trucios

En la actualidad, vemos en nuestro día a día laboral que en muchas oportunidades, las reuniones de trabajo se convierten en largas horas de conversaciones redundantes, temas poco relevantes o debates entre demasiadas personas que al término de la sesión poco o nada se logra resolver dando por resultado agendar una nueva reunión o en el peor de los casos, presentarse a la siguiente reunión programada con temas aun pendientes de resolver.

Para poder determinar como tener una reunión de trabajo efectiva, debemos partir por definir que es una reunión de trabajo, quienes deben de participar, cuanto tiempo debe durar, que resultados vamos a obtener y quienes serán los responsables del desarrollo y seguimiento de los mismos:

• Definición de una reunión de trabajo.- Definimos una reunión de trabajo, como la actividad desarrollada por los miembros de una organización con la finalidad de definir un objetivo, alcanzarlo y medirlo durante su ejecución. Esta actividad, que puede desarrollarse de manera presencial o remota (gracias a las tecnologías de la información y comunicaciones), permite plantear estrategias conjuntas entre las diversas áreas de la empresa enfocadas a los objetivos que por lo general se encuentran definidos en el plan estratégico. Todo lo comentado y presentado debe de estar incluido en un acta para que esta sirva como agenda para la próxima reunión programada.

• Participantes de una reunión de trabajo.- Definir quienes deben de participar de una reunión de trabajo es muy sencillo, independiente al tema a tocar, los responsables por área (por lo general gerentes o jefes de área) son los principales protagonistas en proponer acciones e indicadores. Si la organización es muy grande y el número de jefes duplica la cantidad de gerentes participantes, es necesario que se lleve a cabo una reunión de jefes independiente al comité gerencial. Se debe de considerar que en una reunión de trabajo mientras más personas participen de ella, hay mas tiempo en propuestas y debate para una misma solución. Es por esa razón que debe de existir una reunión previa para analizar todas las propuestas y sólo llevar las actividades viables.

• Duración de una reunión de trabajo.- Una reunión de trabajo debe de ser clara y concisa por lo que es sugerido, luego de presentar la agenda de la reunión, determinar el tiempo de exposición y debate por cada presentador. En tal sentido, es de suma importancia que los tiempos sean respetados y para ello se debe designar un moderador que, previo a la participación de todos los involucrados, indique el tiempo con el que cuenta cada uno. Sujeto al tema a tocar o la sensibilidad y repercusión que pueda tener el mismo, el tiempo sugerido por participación debe estar en promedio entre 5 a 8 minutos por presentador y el tiempo de debate o feedback el equivalente al tiempo expuesto. En el caso de reuniones de ventas, el presentador (ejecutivo comercial) presenta sus avances en cuadros porcentuales y valorizados dentro de un 25% de su tiempo como máximo y utilizando el resto de tiempo en presentar las acciones a realizar para lograr sus objetivos.

• Resultados a obtener en una reunion de trabajo.- En muchas oportunidades, existe un horario semanal para diversos tipos de reunión, por lo general se denominan comités, en los cuales se evalúa  el desempeño de diversas áreas para el logro de los objetivos globales de la organización. Antes de programar una reunión se debe de definir cuales son los objetivos que se esperan al concluir en la reunión, se han presentado casos en el que personal de una empresa va a una reunión sin saber para que asiste, o va a una reunión sin preparar información siendo este factor determinante para medir el resultado de la misma. Los objetivos de las reuniones deben de ser entendibles para todos los participantes de la reunión, por ejemplo, conocer el avance de ventas realizadas durante el mes, conocer los indicadores de satisfacción al cliente o las medidas a tomar para mejorarlas, desarrollar el plan estratégico de la compañía, conocer las incidencias presentadas durante la semana, etc.

• Responsables del desarrollo y seguimiento de acciones.- Cuando se presentan planes de acción por cada área de la organización, en la mayoría de casos, se requieren recursos de otras áreas, ello no significa que el jefe o gerente de esa área es responsable, todo lo contrario, el solicitante es la persona encargada de reportar los avances respectivos, y bajo el concepto de organización matricial, asumir el proyecto interno a realizar. Dentro de una reunión de trabajo, este es uno de los puntos más importantes, para ello se debe de tomar nota del responsable del desarrollo y seguimiento, así como también, cuando presentará los avances o los resultados finales.

Es importante recordar que para lograr tener una reunión eficiente es necesario prepararse para la misma, contar con la información necesaria y de ser necesario, contar con una presentación en diapositivas que permita el acompañamiento visual de lo que el presentador está hablando. En algunos casos, se sugiere utilizar material impreso, aunque ello podría dispersar al receptor del mensaje alejándolo visualmente de la presentación que podría estar proyectándose.

Por otro lado, por respeto al expositor, el uso de laptops, tablets u otros dispositivos durante una reunión de trabajo debe ser específicamente para el momento de la presentación del participante. Redactar correos electrónicos, revisar cuadros, navegar en la web o actualizar estados en redes sociales no debe de estar contemplado durante la realización de la reunión.

El éxito de una reunión de trabajo se basará en aquella jornada laboral en la que los objetivos han sido definidos con claridad y son logrados en el tiempo esperado con aportes apropiados por los participantes y aunque podría sonar reiterativo, es únicamente de lo que se debe de tratar de la reunión. Temas de intercambios de regalos navideños, matrimonios, el corte de cabello de alguien o el sobrepeso que pueda tener el gerente de un área son irrelevantes en una sesión de trabajo, sin embargo, suceden este tipo de interrupciones que si bien en algunos casos podrían ayudar a eliminar tensiones o ayudar a mantener un ambiente mas cómodo, el problema surge cuando siendo 8:30 am la reunión programada para las 8.00 am aun no empieza.

Finalmente, respetar el tiempo de los demás es muy importante por lo que el uso del teléfono celular debe ser restringido y mantenerlo en silencio o vibrador.

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